PME : Vouloir changer d’ERP n’est souvent pas le bon choix

par | 14 Fév 2022 | Général, Maîtrise des ERP | 0 commentaires

Bien souvent, un patron de PMI ne devrait pas dire « il faudrait changer d’ERP » mais « qu’est-ce qui ne tourne pas rond dans mon entreprise ? »

Je commence avec une accroche provocatrice mais qui est pourtant bien réelle : dans la très grande majorité des cas que j’ai pu rencontrer, la problématique « rassurante » de se dire que c’est la conception de l’ERP qui pose problème ne fait que décaler un mal plus profond et intrinsèque. Ceci ne fera que retarder (et avec des frais supplémentaires) un constat qui, avec un peu de recul sur sa propre organisation, permettra de trouver des solutions bien plus efficaces et rapides. Je vous aide dans cet article à y voir plus clair. 

  • Quelles sont les fonctions de mon ERP que je souhaite exploiter et son utilisation dans mon entreprise est-elle adaptée à cet objectif ? Si non = sentiment que l’ERP est inadapté. 
  • Les règles d’utilisation de l’ERP sont-elles bien définies et connues de tous ? Si non = ERP inutile
  • Est-ce que l’on ne saisit pas des informations qui ne sont jamais exploitées ? Si oui = temps perdu

l’ERP a tué la GPAO

Et quel dommage pour les PME ! Quand j’ai commencé ma carrière au milieu des années 2000, la mode de l’ERP a tout balayé sur son passage. Tout le monde ne parlait que de SAP, la simple et banale « GPAO » est vite devenue has been, et tous les éditeurs se sont lancés dans l’ajout de fonctions toutes plus pétillantes les unes que les autres. Et c’est ainsi que les usines à gaz sont arrivées, rendant bon nombre d’ERP quasi-impossibles à exploiter pour des petites entreprises. La quasi seule fonction qui n’est pas « prévue » dans un ERP, c’est de faire le café, et croyez-moi ça n’aurait sans doute pas été la moins utile.  

Et voici comment l’ERP se transforme petit à petit en traitement de texte géant et que l’on peut entendre les phrases suivantes :

« On n’a pas le temps de tout paramétrer, c’est trop compliqué, du coup on passe les commandes d’achats en articles divers »
« J’ai mon fichier Excel qui me sert à calculer mes prix de revient pour les devis… »
« Quand on reçoit une commande client, on va vérifier le stock physiquement car je ne fais pas confiance à ce qui est indiqué dans l’ERP »
« Les peudos tableaux de bord de l’ERP ne me permettent pas de piloter mon entreprise, car pas fiables / pas conviviaux / pas visuels »

Vous vous reconnaissez ? Pas de panique, ça se soigne

Le calcul MRPII, pour les industries c’est la base indispensable

Pour les plus aguerris d’entre vous, vous me direz que j’enfonce des portes ouvertes. Et bien figurez-vous que début 2020, j’ai assisté à la présentation de l’ERP (avec des jolies couleurs et plaquettes en papier glacé) d’un grand éditeur de logiciels (dont je tairai le nom). Au bout de 30 minutes d’un discours commercial agaçant (« mon outil est celui dont votre PME de chaudronnerie a besoin »), je parviens à poser la question dont je connaissais malheureusement la réponse : mais votre ERP ne fait-pas de calcul des besoins ? Le silence gêné qui a suivi voulait tout dire… 

Pour ceux qui veulent en savoir plus, et pour schématiser, le calcul MRPII (ou calcul des besoins) est la colonne vertébrale de ce qui constitue une GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordinateur). C’est le super calcul qui permet de traduire le besoin en produits finis (liés à des commandes clients, prévisions de ventes ou programme de production industriel) en terme de production industrielle et notamment besoins de composants (en déclinant les nomenclatures). On viendra ensuite sortir ces derniers des stocks, ou les acheter. C’est grâce à cet outil que l’on peut donc :

  • Gérer ses stocks et les consommer dès qu’un besoin le permet.
  • Regrouper et optimiser ses achats
  • S’assurer que la production pourra disposer du matériel pour produire en temps voulus
  • Tout replanifier en temps réel lors de toute modification de commande client ou nouveau besoin
  • Valoriser ses stocks, ses en-cours de production, calculer ses prix de revient justes,…

Une phase de diagnostic approfondie avant de prendre LA décision douloureuse $$

Comme je vous le disais, si l’on souhaite résoudre les vrais dysfonctionnements, remettre son entreprise dans le bon sens, pour la rendre industriellement performante et économiquement rentable, l’achat d’un nouvel ERP n’est pas forcément la solution la plus évidente. 

Même dans une petite structure (avec 5-6 utilisateurs d’ERP), comptez facilement 12 mois de préparation/cahier des charges, installation, formation et paramétrages de l’ERP avec un chef de projet interne et consultants/éditeur. Les coûts indirects peuvent ainsi vite s’envoler. C’est (heureusement) souvent ce qui frêne les chefs d’entreprises à franchir le pas, mais le problème est que la conséquence de cette résignation est le statut-quo, là où des alternatives de recherches de solutions devraient être engagées. 

Il est primordial de réaliser une phase de diagnostic approfondie (ACO’In peut vous aider dans ce domaine-là par exemple), pour comprendre les réelles difficultés rencontrées et voir si des solutions « Quick Win » peuvent venir résoudre vos problèmes. L’amélioration continue existe dans la production (avancer par petites améliorations), considérez qu’il en est exactement de même pour la maîtrise des ERP, rien n’est immédiat dans ce domaine-là. Aucun ERP n’est livré prêt à fonctionner sans effort (ou très peu) de votre part, et c’est souvent cette illusion que des commerciaux peu scrupuleux emploient pour vendre leur produit.

Ainsi, il faut notamment déterminer les aspects suivants:

  • Quelle est l’utilité attendue de mon ERP ? Quel aspect je veux qu’il puisse traiter et quel(s) module(s) je ne souhaite pas exploiter (car trop complexe(s), sujet déjà traité différemment dans mon entreprise,…). A partir de là, quelles informations (data) sont indispensables pour faire tourner ces fonctionnalités-là et lesquelles ne sont pas nécessaires. 
  • Quels salariés vont utiliser l’ERP et pour quelles parties ? Sont-ils formés à l’utilisation du logiciel et (primordial !!) utilisent-ils tous une même procédure pour le formalisme d’entrée et traitement des données dans l’ERP ? 
  • Mes articles sont-ils bien paramétrés ? Ai-je réfléchi à leur mode de gestion ? (Articles MRP, gérés à la commande, gérés en stock / non stockés,…)
  • Mes stocks sont-ils bien gérés / paramétrés : tailles de lots, stocks minis, traçabilité, gestion des chutes,…

Et bien d’autres questions qui seront de toutes façons nécessaires même si vous changez d’ERP… mais qui dans bien des cas vous empêcherons de le faire à tort (sauf pour déplacer le problème de deux ans, le temps de s’en rendre compte de nouveau).  

Pour aller plus loin : ACO’In vous développe des petits applicatifs sur mesure, et conviviaux, pour retraiter des données de l’ERP : une couche supplémentaire qui vous simplifie la vie

Sachez en complément de tout ce qui vient d’être exposé précédemment, le frein à la bonne utilisation des ERP est souvent le manque de convivialité / facilité de prise en main. 

ACO’In est un expert en base de données et développement de logiciels simples et conviviaux. Vous ne le savez peut-être pas mais les ERP autorisent la plupart du temps, d’une manière ou d’une autre à pouvoir accéder à leurs bases de données sources pour les utilisateurs avancés (par des fonctions d’import/export notamment). 

    Il est alors possible en fonctions de vos besoins et de vos attentes :

    • De simplifier / automatiser certaines phases d’entrées de données dans l’ERP à partir de vos propres données
    • Créer des tableaux de bords intuitifs, simples et pour vous permettre de mieux exploiter et visualiser les données renvoyées par l’ERP

    Industriellement vôtre.
    Arnaud (ACO’In).

     

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